Informations relatives à la protection des données concernant les personnes qui passent les examens de l’Institut Goethe, association enregistrée près le tribunal cantonal allemand, auprès de partenaires coopérant à la tenue de ces examens. [État actuel au : 1. Janvier 2020]
Introduction
Nous, Institut Goethe, association enregistrée près le tribunal allemand, adresse : Oskar-von-Miller-Ring 18, 80333 München, désirons informer les personnes qui passent un examen de l’Institut Goethe auprès de l’un de nos partenaires coopérant à la tenue de ces examens sur la manière dont nous traitons vos données personnelles (en abrégé » données ») ainsi que sur vos droits en la matière.
Si vous vous inscrivez pour passer un examen auprès de l’un de nos partenaires qui coopère à la tenue de ces examens, ce dernier nous transmettra des données vous concernant, et ce pour que nous puissions contrôler et archiver les résultats des examens, vous délivrer une attestation ou une copie d’attestation après réussite à l’examen, ou en cas d’échec à l’examen une attestation de participation. Par ailleurs, nous pouvons également, sur demande, confirmer l’authenticité de cette attestation à l’égard des tiers.
Concernant le traitement des données effectué par nos soins, c’est l’Institut Goethe qui est responsable en matière de droit de protection des données conformément au règlement européen (UE) sur la protection des données, aux lois allemandes afférentes à la protection des données et en particulier à la loi fédérale sur la protection des données (BDSG). Vous pouvez joindre notre délégué à la protection des données à l’adresse postale susmentionnée en ajoutant « Déléguée à la protection des données » ou par courrier électronique : datenschutz@goethe.de . Nous vous prions de vous adresser directement à notre
partenaire chargé de la coopération en matière d’examen pour tout ce qui concerne les informations afférentes au traitement des données.
Les données traités
Quelles sont les données que nous traitons ? Notre partenaire coopérant à la tenue des examens nous transmet les données suivantes afférentes à votre personne:
- Nom
- Adresse électronique
- Lieu de naissance
- Date de naissance
- Résultats de l’examen
- Date de l’examen/lieu
- Examen passé pour faire venir le conjoint dans le cadre du regroupement familial (si indiqué)
- Examen passé dans le cadre de l’initiative « PASCH écoles, partenaires du futur » (si indiqué)
Nous attribuons un numéro d’attestation pour chaque attestation délivrée.
Dans quels buts sont traitées vos données ?
(1) Traitements de données visant à l’exécution du contrat
Nous et, le cas échéant, l’Institut Goethe chargé de l’assistance, traitons votre nom, votre lieu de naissance, votre date de naissance, le lieu et la date de l’examen, vos résultats d’examen ainsi que le numéro d’attestation pour contrôler et archiver les résultats d’examen transmis par notre partenaire coopérant à la tenue de l’examen et pour vous délivrer une attestation ou une copie d’attestation
après réussite à l’examen ou une attestation de participation en cas d’échec à l’examen.
En outre, nous traitons également ces données pour contrôler l’authenticité de votre attestation ou pour la confirmer à l’égard des administrations ou d’autres tiers à qui vous avez présenté cette attestation afin de prouver vos connaissances d’allemand. Les destinataires potentiels sont avant tout les administrations d’État en Allemagne, en Autriche ou en Suisse ainsi que leurs représentations diplomatiques dans votre pays d’origine. Toutefois, il peut s’agir également d’employeurs ou d’universités où vous avez posé votre candidature en présentant votre attestation. Ces destinataires ne reçoivent, sur demande, que l’information leur permettant de savoir si l’attestation présentée est authentique ou non. Les autres données ne sont pas transmises à ces destinataires.
Au cas où vous ne seriez pas autorisé à passer l’examen et également à ne pas repasser l’examen de la session de rattrapage conformément au règlement de l’examen en vigueur, certaines catégories de données personnelles de la personne exclue de l’examen, à savoir le nom, le prénom, la date de naissance, le lieu de naissance, la période d’exclusion et l’information du centre d’examen seront
transmises et traitées par tous les centres d’examen de l’Institut Goethe à travers le monde, et ce afin de contrôler le respect de l’interdiction de passer l’examen.
Ces traitements des données sont effectués sur la base de l’article 6, alinéa 1 phrase 1 lettre b) du Règlement général sur la protection des données (exécution du contrat).
(2) Traitements de données sur la base de votre accord
Si vous nous avez donné votre accord exprès pour transmettre vos données à une représentation diplomatique allemande, nous transférerons, conformément à votre accord, votre nom, votre date de naissance, votre numéro d’attestation ainsi que le résultat de l’examen à la représentation diplomatique indiquée sur votre accord écrit. Ce traitement des données a lieu sur la base de l’article 6, alinéa 1, phrase 1, lettre a) du règlement de base sur la protection des données en relation avec votre accord.
(3) Traitements de données pour la sauvegarde d’intérêts justifiés
Dans la mesure où vous avez communiqué votre adresse électronique à notre partenaire coopérant à la tenue des examens, nous l’utiliserons pour identifier et répertorier dans notre banque de données plusieurs données relatives à votre personne à l’aide de l’adresse électronique indiquée.
Ce traitement de données est effectué sur la base juridique de l’article 6, alinéa 1, phrase 1, lettre f) du règlement de base sur la protection des données (intérêts justifiés) et dans notre intérêt pour regrouper plusieurs données personnelles vous concernant et pour améliorer notre organisation interne des données. Si vous avez communiqué volontairement à notre partenaire coopérant à la tenue de l’examen que vous passez l’examen aux fins de regroupement des conjoints ou dans le cadre de l’initiative PASCH écoles, partenaires du futur, nous utiliserons ces données pour élaborer des statistiques anonymes.
Ce traitement de données est effectué sur la base juridique de l’article 6, alinéa 1, phrase 1, lettre f) du Règlement général sur la protection des données (intérêts justifiés). D’une part, cela est fait dans notre intérêt, et ce pour effectuer des évaluations statistiques de nos examens et pour pouvoir les évaluer. D’autre part cela a lieu dans l’intérêt du Bundestag à qui nous pouvons communiquer les statistiques anonymes relatives à la participation aux examens aux fins de regroupement des conjoints en cas de
questions du Parlement.
Accès à vos données
Qui peut avoir accès à ces données ? Vos données sont traitées par la centrale de l’Institut Goethe et transmises à nos partenaires coopérant à la tenue des examens ainsi qu’à l’Institut Goethe chargé de l’encadrement. Selon le pays où vous êtes inscrits pour passer l’examen, il est possible que vos données soient transmises à des Instituts Goethe ou à des partenaires coopérant à la tenue des examens dont le siège se trouve en dehors de l’Union Européenne (UE) ou de l’Espace économique européen (EEE). Dans la mesure où vos données quittent le secteur de l’UE/ du EEE, nous garantissons un transfert doté d’un haut niveau de sécurité aux Instituts Goethe situés dans ces pays tiers, et ce en ayant fixé avec les Instituts Goethe y résidant des clauses de protection applicables aux données standard de l’UE qui ont été édictées à cet effet par la Commission européenne. Nous pouvons, sur demande, vous envoyer une copie de ces stipulations. A cet effet, nous vous renvoyons aux coordonnées susmentionnées.
Nous recourons partiellement concernant le fonctionnement et l’entretien de nos systèmes techniques sur lesquels les données sont enregistrées à des informaticiens prestataires de services externes qui peuvent donc avoir accès à vos données. Nous sélectionnons avec soin ces prestataires de services et nous les mandatons par écrit. Ils doivent suivre nos instructions à la lettre. Par ailleurs, nous les contrôlons
régulièrement. Concernant le transfert de vos données à des tiers, il est effectué uniquement dans le cadre décrit par ces consignes afférentes à la protection des données ou si la loi nous l’impose.
La durée de l’enregistrement
Quelle est la durée de l’enregistrement des données ? Nous enregistrons les données pour une période de 10 ans. Vous pouvez, pendant ce laps de temps, demander qu’on vous délivre une attestation de substitution conformément à notre règlement d’examen. Naturellement, vous pouvez aussi demander qu’on efface prématurément vos données. Cependant, une fois vos données effacées, nous vous
informerons que nous ne pouvons ni délivrer une attestation de substitution ni confirmer l’authenticité d’une attestation.
Vos droits
Vous avez le droit de nous demander une confirmation pour savoir si vos données personnelles ont été traitées ; si c’est le cas vous disposez d’un droit d’information sur ces données personnelles et sur les informations énumérées à l’article 15 du Règlement général sur la protection des données. Vous avez également le droit d’exiger de notre part de procéder immédiatement à la correction des données personnelles erronées vous concernant et, le cas échéant, de faire compléter des données personnelles lacunaires (Article 16 du Règlement général sur la protection des données).
Vous avez également le droit d’exiger de notre part que les données personnelles vous concernant soient
immédiatement effacées dans la mesure où l’un des motifs énumérés à l’article 17 du Règlement général sur la protection des données serait applicable, par exemple lorsque les données pour les objectifs poursuivis ne sont plus nécessaires (droit à la suppression).
Vous avez également le droit d’exiger de notre part une limitation du traitement des données lorsqu’une des conditions énumérées à l’article 18 du Règlement général sur la protection des données est applicable, par exemple lorsque vous avez fait opposition au traitement des données, c’est-à-dire pendant la durée de l’examen de votre opposition par nos soins.
Vous avez également le droit d’annuler l’accord que vous nous aviez donné pour le traitement des données, et ce à tout moment avec effet pour l’avenir (droit de rétractation, article 7, alinéa 3 du règlement général sur la protection des données).
Vous avez le droit pour des raisons qui relèvent de votre situation personnelle de faire opposition (article 21 du Règlement susmentionné) à tout moment aux traitements informatiques de vos données personnelles qui sont effectués en vertu de l’article 6 alinéa 1 phrase 1 e) ou f) du Règlement général sur la protection des données ou à des fins de publicité directe. Voir ci-dessous les détails.
Vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous avez mises à notre disposition dans une forme structurée, usuelle et lisible. Vous pouvez également transférer ces données à d’autres institutions ou les faire transférer par nos soins (droit au transfert de données). Concernant l’exercice de vos droits, adressez-vous à : datenschutz@goethe.de
Vous avez le droit, hormis un autre recours administratif ou judiciaire, de former un recours auprès d’une autorité de contrôle si vous pensez que le traitement de vos données personnelles contrevient au Règlement général sur la protection des données (article 77 du même Règlement). En Allemagne, l’autorité de contrôle compétente est le Commissaire fédéral de protection des libertés dans le domaine informatique, Husarenstr.30, 53117 Bonn, www.bfdi.bund.de . Vous pouvez également former un recours auprès de n’importe quelle administration chargée de la protection des données. Ensuite, votre recours sera transmis à l’autorité de contrôle compétente.
Instruction relative au droit de faire opposition
Vous avez le droit pour des raisons qui relèvent de votre situation personnelle de faire opposition (article 21 du Règlement général sur la protection des données) à tout moment aux traitements informatiques de vos données personnelles qui sont effectués en vertu de l’article 6 alinéa 1, phrase 1 e) ou f) du Règlement général sur la protection des données.
Dans ce cas de figure, nous ne traitons plus les données personnelles, sauf si nous pouvons prouver qu’il existe des raisons dignes d’être sauvegardées qui prévalent sur vos intérêts, vos droits et vos libertés et qu’il convient impérativement de procéder au traitement informatique, ou si le traitement informatique sert à faire valoir, à exercer ou à défendre des droits.
Si des désaccords linguistiques devaient survenir entre les différentes versions relatives aux instructions sur la protection des données concernant les candidats aux examens de l’Institut Goethe, association agréée, lesquels sont organisés par les partenaires coopérant à la tenue des examens, seule la version allemande fait foi pour la partie sur laquelle il existe un désaccord.